الإقامة والوجبات:
ستكون الإقامة في فندق الخليج – المنامة،  وهو نفس الفندق الذي سينعقد فيه المؤتمر، هذا وستكون فترة الإقامة من يوم الجمعة الموافق 23 أبريل 2010م إلى يوم الأثنين الموافق 26 أبريل 2010م – (ثلاثة ليالي) وسيتم توفير وجبات الإفطار والغداء والعشاء خلال فترة انعقاد المؤتمر.

الوصول والمغادرة:
يرجى من الوفود المشاركة التكرم وتضمين استمارة التسجيل مواعيد وصول ومغادرة رحلاتهم كي تتمكن لجنة المراسم والتشريفات من القيام بدورها ومهامها على أكمل وجه. وستقوم لجنة المراسم والتشريفات بمساعدة الوفود على استكمال كافة الإجراءات اللازمة عند الوصول والمغادرة.

التأشيرات:
يجب على كافة أعضاء الوفود المشاركة حمل جوازات سفر وتأشيرات سارية المفعول كي يتمكنوا من دخول مملكة البحرين بالنسبة للبلدان التي يتطلب من مواطنيها تأشيرات، يرجى الاتصال بالسفارة/القنصلية البحرينية المعتمدة في بلدانهم للحصول على التأشيرة. وستقوم لجنة المراسم والتشريفات بمساعدة الوفود على استكمال إصدار التأشيرات لهم.

المواصلات:
سيتم توفير المواصلات للوفود المشاركة من/إلى المطار خلال فترة انعقاد المؤتمر.

الطقس:
يميل الطقس في العاصمة البحرينية إلى الرطوبة والدفء خلال هذه الفترة.

اللغات المعتمدة:
ستكون اللغة المعتمدة في المؤتمر هي اللغة العربية.

 مكتب الاستعلامات:
سيتم تجهيز مكتب للتسجيل والاستعلامات في الفندق من تاريخ 23 أبريل 2010م وستكون أوقات عمل المكتب من الساعة 8:00 صباحاً إلى 23:00 مساءاً، كما يرجى من كافة الوفود التسجيل فور وصولهم إلى الفندق، إذ سيتم إصدار بطاقات خاصة بالمؤتمر للتعريف بهم.

الأمن:
سيتم اتخاذ كافة الإجراءات الأمنية المناسبة لجميع الضيوف، لذا يجب على الوفود المشاركة حمل بطاقات التعريف في كافة الأوقات خلال المؤتمر.

الصرافة:
 تستخدم مملكة البحرين عملتها الوطنية وهي الدينار البحريني ويرمز له BD  وأن سعر الصرف مقابل الدولار الأمريكي هو ( دولار واحد = 0.378BD )، ويمكن للوفود استبدال العملة وتصريفها في جميع البنوك والفنادق.

الخدمات الطبية:
سيتم توفير كافة الخدمات الطبية الطارئة في الفندق، بينما ستكون الخدمات الطبية  الأخرى على حساب الوفد، ويتحمل أعضاء الوفد مسئولية كافة تكاليف التأمين الصحي الشخصي.