إدارة شؤون الجلسات
اختصاص الإدارة

 تتكون إدارة شئون الجلسات من قسمين : قسم شئون الجلسات، وقسم المضبطة والطباعة.

  • قسم شئون الجلسات :ويتولى القيام بالمهام والاختصاصات على التفصيل التالي :

أولاً : مجلس الشورى :

1.إعداد جداول أعمال الجلسات بعد تسلم مسوداتها ومرفقاتها من قسم السجل العام وشئون مكتب المجلس مكتب الأمين العام للمجلس، ويشمل ذلك ترتيب مرفقاتها بحسب بنود جدول الأعمال، وذلك بعد التأكد من اكتمالها وسلامتها. ثم إرسالها إلى وحدة المطبعة بقسم المضبطة والطباعة لنسخها تمهيداً لتوزيعها على اعضاء المجلس والجهات المعنية .
 2.حفظ وأرشفة جداول اعمال الجلسات بحسب ادوار الانعقادات .
3.الإعداد والإشراف على عملية انتخاب نائبي رئيس المجلس في بداية كل دور انعقاد ،وذلك على النحو التالي :
- تجهيز صناديق الاقتراع.
- تجهيز بطاقات التصويت واستمارات عد الأصوات .
- مناولة البطاقات لسعادة الامين العام لعد الأصوات علناً ،وتسجيل النتائج في الاستمارات الخاصة بذلك .
- إعلان النتائج من قبل معالي رئيس المجلس .
4.تدوين نتائج عمليات التصويت أثناء الجلسة والمتعلقة بإعداد القرارات
5.إعداد وحفظ القرارات التى يتخذها المجلس بعد  كل جلسة ،وإرسالها إلى وحدة المطبعة بقسم المضبطة والطباعة لنسخها تمهيداً لتوزيعها على أعضاء المجلس والجهات المعنية .
6.إعداد التقرير السنوي : وضع خطة التقرير، وهي :
-تحديد الموضوعات والأبواب والفصول .
-تعزيز مادة التقرير بالجداول الإحصائية والرسوم البيانية، والصورة، والملاحق .
-تضمين التقرير سجل مناقشات المجلس لدور الانعقاد .
-وضع المقدمة والفهرس .
-جمع مادة التقرير من مصادرها المعتمدة في المجلس .
-صياغة مادة التقرير .
-تصحيح التقرير موضوعياً ولغوياً.
-الإشراف على إصدار التقرير.
7- إعداد التقرير الإحصائي لأعمال المجلس كل فصل تشريعي, والإشراف على إصداره.

8- تحديث مخرجات القسم على الموقع الإلكتروني للمجلس.

 

  • قسم المضبطة والطباعة:ويتولى القيام بالمهام والاختصاصات على التفصيل التالي:

 أولاً: مجلس الشورى:
أ‌-وحدة المضبطة:
1-متابعة الجوانب الفنية في جلسات المجلس من حيث:
-تدوين أسماء الوزراء وأسماء و مناصب ممثلي الجهات الرسمية.
-تدوين أسماء المتكلمين بالترتيب.
-تدوين نتائج كل عملية تصويت أثناء الجلسة.
2-إعداد مضابط الجلسات, ويشمل ذلك المراحل التالية:
-التسجيل الصوتي: متابعة تسجيل الجلسات – إلكترونياً – على مستندات مجزأة بالتنسيق مع إدارة تقنية المعلومات.
-التفريغ و الطباعة: تفريغ المستندات الصوتية بتحويلها إلى مستندات كتابية.
-المقارنة: إعادة الاستماع إلى المستند الصوتي لمطابقته مع المستند الكتابي.
-التصحيح الابتدائي: تصحيح المستندات الكتابية موضوعياً وطباعياً ولغوياً من الناحية النحوية و الإملائية.
-إعداد فهرس أقوال المتكلمين.
-إعداد فهرس المواضيع.
-إعداد ملاحق المضبطة: وهي المشتملة على تقارير اللجان التي تقرر تثبيتها في المضبطة.
-إصدار المضبطة المبدئية: وهي مسودة للمضبطة قبل التصحيح النهائي, ويتم توزيعها على مسئولي المجلس: (معالي رئيس المجلس, وسعادة الامين العام, والمستشار القانوني, ومدير الإدارة , ورئيس القسم) لأخذ ملاحظاتهم في الاعتبار.
-التصحيح النهائي: ويتم وفق الخطوات التالية:
-يقوم كل موظف على حدة بتصحيح المضبطة كاملة.
-الاتفاق على التصحيحات بعد تصفيتها وتنقيحها.
-القيام بتنفيذ التصحيحات والتأكد من إجرائها.
-إصدار المضبطة النهائية: وهي مسودة للمضبطة بعد التصحيح النهائي, ويتم إرسالها إلى وحدة المطبعة لنسخها تمهيدياً لتوزيعها على أعضاء المجلس والجهات المعنية.
3- متابعة إجراءات التصديق على المضبطة, وذلك على النحو التالي:
-إجراء تصحيحات الأعضاء التي تطرح كل جلسة.
-إرسال المضبطة بعد تصحيحات الأعضاء التي تطرح في كل جلسة.
-إرسال المضبطة بعد تصحيحها إلى معالي رئيس المجلس وسعادة الأمين العام للتوقيع عليها
4-إرسال نسخ من مضابط الجلسات المصدقة إلى مكتب الرئيس ومكتب الأمين العام لتزويد الجهات الرسمية: ( الديوان الملكي, ديوان ولي العهد, مجلس النواب, وزارة الإعلام للنشر في الجريدة الرسمية) بالإضافة إلى نسخة على قرص مدمج (C.D) لوزراة الإعلام فقط.
5-إرسال نسخة – إلكترونياً – من المضابط المصدقة إلى إدارة تقنية المعلومات بالمجلس لوضعها على الموقع الإلكتروني للمجلس.
6-حفظ وأرشفة المضابط الأصول بعد تصديقها.

7- تحديث مخرجات القسم على الموقع الإلكتروني للمجلس.


ب‌- وحدة المطبعة:
1- تصوير وتغليف جداول أعمال الجلسات.
2- تصوير وتغليف مضابط الجلسات.
3- تصوير قرارات المجلسات.
4- نسخ الإصدارات السابقة على أقراص مدمجة.
5- إرسال المواد السابق ذكرها إلى الجهات المختصة في المجلس لتوزيعها على أعضاء المجلس والجهات المعنية.
6- تصوير ما يرد من احتياجات إدارات وأقسام الأمانة العامة بالمجلس.